Organiser une course sans checklist, c’est comme courir un marathon sans plan d’entraînement. Vous arriverez peut-être au bout, mais dans la douleur.
Ce planning couvre les 12 mois de préparation d’une course type (500 participants, 10 km sur route). Adaptez les délais selon votre taille et votre format.
J-12 mois : poser les fondations
Projet
- Définir le format (distance, type de course, nombre de formats)
- Fixer la date (vérifier le calendrier FFA et les événements locaux)
- Constituer le comité d’organisation (3 à 5 personnes minimum)
- Rédiger le concept (angle, positionnement, ce qui rend votre course unique)
- Faire un premier budget prévisionnel
Terrain
- Repérer 2 à 3 options de parcours
- Premier contact avec la mairie (faisabilité, disponibilité des lieux)
- Vérifier les contraintes (travaux prévus, autres événements, zones protégées)
Juridique
- Créer l’association organisatrice (si pas déjà fait)
- Vérifier les statuts (l’objet social doit couvrir l’organisation d’événements sportifs)
J-10 mois : les démarches officielles
Administratif
- Contacter la préfecture pour connaître les délais et les pièces demandées
- Commencer à rédiger le dossier de déclaration
- Contacter la police municipale pour discuter du dispositif de circulation
- Prendre contact avec les pompiers (SDIS) pour le dispositif de secours
Parcours
- Fixer le tracé définitif
- Faire mesurer le parcours (mesureur FFA si vous voulez l’homologation)
- Identifier tous les points sensibles (carrefours, passages étroits, côtes)
Financement
- Lister 20 à 30 sponsors potentiels
- Rédiger le dossier de partenariat
- Commencer les rendez-vous sponsors (priorité aux plus gros)
J-8 mois : les gros contrats
Administratif
- Déposer le dossier de déclaration en préfecture (3 mois minimum avant la date)
- Souscrire l’assurance RC organisateur
- Demander l’arrêté municipal
Prestataires
- Choisir le prestataire de chronométrage (comparer 3 devis)
- Réserver la sono et l’animation
- Réserver les arches gonflables / structures (très demandées, réservez tôt)
- Contacter un photographe/vidéaste
Communication
- Créer ou mettre à jour le site web de la course
- Créer les visuels (affiche, bannières réseaux sociaux)
- Mettre en place votre appli Runify (personnalisation, infos de base)
- Planifier la stratégie réseaux sociaux
J-6 mois : lancement public
Inscriptions
- Ouvrir les inscriptions (plateforme en ligne)
- Mettre en place le tarif early-bird
- Créer la page d’inscription (photos, vidéo, infos claires)
Communication
- Lancer la campagne réseaux sociaux (“Save the date”)
- Envoyer le communiqué de presse aux médias locaux
- Référencer la course sur les calendriers running
- Publier la première notification via Runify pour les anciens participants
Sponsors
- Objectif : 70% du budget sponsoring bouclé
- Relances des prospects en attente
- Contractualiser avec les sponsors confirmés
J-4 mois : accélérer
Inscriptions
- Premier bilan des inscriptions (% de la jauge)
- Activer les leviers si retard : pub Facebook, relance base anciens, parrainage
- Fin du tarif early-bird (communiquer dessus !)
Logistique
- Commander les dossards et les épingles
- Commander les t-shirts finisher (si applicable)
- Commander les médailles finisher
- Commander les trophées/récompenses
- Lister le matériel nécessaire (barrières, tables, gobelets, eau)
Bénévoles
- Lancer le recrutement des bénévoles
- Créer les fiches de poste
- Objectif : 50% des bénévoles recrutés
J-2 mois : tout affiner
Logistique
- Finaliser le plan du village coureurs (stands, podium, vestiaires, sanitaires)
- Réserver les sanitaires mobiles
- Confirmer les ravitaillements (quantités d’eau, alimentation, gobelets)
- Vérifier la disponibilité du matériel emprunté (barrières mairie, sono)
Sécurité
- Valider le plan de sécurité avec la préfecture
- Confirmer les réservations ambulances et médecin
- Briefer les responsables sécurité
Communication
- Intensifier les posts réseaux sociaux (2 à 3 par semaine)
- Relancer les inscriptions (“Plus que X places !”)
- Publier le programme détaillé de la journée
- Mettre à jour l’appli Runify avec toutes les infos pratiques
Bénévoles
- Objectif : 100% des bénévoles recrutés + 15% de réserve
- Envoyer les convocations avec horaires et affectations
- Planifier le briefing
J-1 mois : dernière ligne droite
Communication
- Guide du participant : tout ce qu’il faut savoir (accès, parking, horaires, retrait dossards)
- Push notification Runify : “J-30 ! Voici le guide du participant”
- Relance dernière minute pour les inscriptions (tarif majoré si applicable)
- Contact presse pour le dispositif jour J
Logistique
- Reconnaissance finale du parcours avec les responsables
- Tester le matériel de chronométrage
- Vérifier les stocks (eau, gobelets, alimentation)
- Préparer les dossards (tri par format, par catégorie)
Administratif
- Vérifier que toutes les autorisations sont signées
- Vérifier l’assurance (nom de l’événement, date, lieu corrects)
- Préparer les documents pour le jour J (liste inscrits, autorisations, contacts urgence)
J-1 semaine : le sprint final
- Dernière notification Runify : infos pratiques, météo, conseils
- Vérifier la balisage du parcours
- Préparer le PC course (radio, listes, plans, numéros d’urgence)
- Confirmer tous les bénévoles (SMS ou appel)
- Préparer les kits coureurs (dossard, t-shirt, goodies partenaires)
- Charger le matériel dans le camion/remorque
- Préparer les playlists sono et les textes d’animation
J-1 : la veille
- Installer le village coureurs (stands, signalétique, podium)
- Installer les ravitaillements sur le parcours
- Poser le balisage parcours
- Tester les portiques de chronométrage
- Briefing général des bénévoles
- Programmer les notifications Runify du lendemain
- Vérifier la météo et préparer le plan B si nécessaire
- Dormir (si possible)
Jour J
- Arriver 3h avant le premier départ
- Ouvrir le retrait des dossards
- Briefing final rapide avec les responsables de zone
- Envoyer la notification d’accueil via Runify
- Gérer les imprévus (il y en aura)
- Coordonner via le PC course
- Envoyer les notifications en temps réel (résultats, infos)
- Cérémonie des récompenses
- Rangement et nettoyage
J+1 à J+7 : le debriefing
- Notification Runify : remerciements + résultats définitifs + photos
- Envoyer les bilans personnalisés aux sponsors
- Sondage de satisfaction aux participants
- Réunion de debriefing avec le comité d’organisation
- Pot de remerciement pour les bénévoles
- Bilan financier
- Archiver les documents pour l’année prochaine
Un outil pour ne rien oublier
Cette checklist fait 100+ tâches. La gérer dans un tableur, c’est possible. La gérer dans un outil collaboratif (Trello, Notion, Asana), c’est mieux.
Et pour toute la partie communication avec les coureurs, les bénévoles et les sponsors, Runify centralise tout. De l’ouverture des inscriptions aux remerciements post-course, en passant par la communication temps réel le jour J.
